Presentarse a un concurso público: Normas básicas

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Como Gestores de TI es muy probable que tengamos que redactar la parte de técnica a respuestas a RFP o concursos públicos. O incluso es probable que participemos de la redacción de toda la propuesta. Responder a un RFP es algo relativamente sencillo, en el sentido de que es algo regido por la lógica. Pero responder a un concurso público no. Hay muchas cosas a tener en cuenta que no forman parte de la lógica tradicional y realmente se nota mucho la diferencia entre alguien que ha redactado muchas propuestas para concursos públicos y quien no.
En este artículo os expongo mi experiencia en este aspecto, para haceros la curva de aprendizaje más corta. Deciros que esta experiencia es con la administración española, y que no sé cuánta información de aquí será útil para otros países.

La administración no es una entidad privada

Parece obvio, pero es lo primero que se olvida. La administración es un ente diferente y sus trabajadores no están motivados por los mismos principios que en la empresa privada. Por lo tanto hay que hacer un cambio de chip y pensar en que no estamos respondiendo a un RFP normal, sino a un concurso público.

En España, en los últimos años, los casos de corrupción han modificado este entorno de forma considerable. Los departamento de intervención están más estrictos que nunca y la legislación sobre concursos públicos se aplica también más que nunca. Es algo que cualquiera que se haya dedicado los últimos años a estos temas habrá notado. Los pliegos son cada vez más explícitos y la forma de puntuar cada vez es más objetiva. Las típicas clausulas de puntos sobre “Cualquier mejora que considere que pueda aportar valor al proyecto” están desapareciendo, ya que son muy subjetivas.

No todas las administraciones han experimentado estos cambios por igual. Yo soy de Baleares y os digo que en los concursos de la comunidad autónoma, o empresa públicas asociadas, el cambio ha sido brutal.

Otro aspecto importante es que los revisores, que van a valorar las propuestas recibidas están muchas veces más preocupados por justificar su decisión y eliminar cualquier duda de amaño, que en escoger al mejor candidato. Por lo tanto, ya no es cuestión de parecer el mejor, sino en ponérselo fácil al revisor.

Las puntuaciones son cada vez más objetivas y los revisores viven con el miedo a la denuncia por prevaricación, con lo que se deben justificar.

Norma 1: Evitar perder por tonterías

Es relativamente sencillo perder por un incumplimiento de forma en el procedimiento o por una frase poco afortunada en la propuesta.

El pliego va a misa, digas lo que digas en tu propuesta. Por lo tanto, no conviene contradecir al pliego, a menos que sea un tema legal. Por ejemplo, si el pliego dice que el producto se instalará en marzo, no digas en la propuesta que lo instalarás en abril. Esto en un RFP, puede valer, pero en un concurso no. Por dos motivos:

  • El pliego siempre manda sobre la propuesta. Por lo que si te adjudican el concurso, da igual que hayas dicho que estará en abril, tienes que entregar en marzo.
  • Si se descubre durante el proceso, incluso por un competidor en la apertura de sobres, que has puesto eso, podrás ser descalificado.

Como no te va a aportar nada, excepto el riesgo a la descalificación, te recomiendo no ponerlo. De hecho yo siempre comienzo las propuestas con una frase como la siguiente: “En caso de contradicción entre esta propuesta y el pliego, asumimos que el pliego prevalece en todo momento sobre la propuesta”. Así te salvas de la posible descalificación.

Y no sólo a contenidos, sino a las formas. Si el registro de la propuesta se debe hacer antes de las 12:00 del día 7, llegar a las 12:01, es llegar tarde y estar fuera del concurso. Lo digo porque yo he visto llegar a las 11:45, ponerse en cola para registrarlo, y pasar un par de minutos en el registro. La propuesta se recogió, pero fue descalificada al ver la hora de entrega.

Y lo mismo con el resto de aspectos burocráticos:

  • Si te piden la propuesta en sobres de determinado tamaño, que sean de ese tamaño, ni más ni menos.
  • Si te piden los sobres cerrados, que estén cerrados, o quedarán fuera.

Yo tuve un concurso para el desarrollo de una página web hace tiempo en el que entregamos los diseños en un formato muy elegante. Como no cabían en el sobre por milímetros, los dejamos con la solapa abierta. Ese sobre quedó excluido del concurso.

Debemos ser estrictos y no incumplir nada que ponga el pliego.

Norma 2: Los puntos son los puntos

El concurso es como una subasta de puntos. Intentas ofrecer cosas en tu propuesta con el ánimo de que te den puntos y poder ganar. No hay que perder ese objetivo de la vista. En una propuesta de este tipo hay que tener claro por qué te van a dar puntos. No hay que ofrecer nada por lo que no te vayan a dar puntos. Por ejemplo, si en el pliego no exigen que especifiques como harás la gestión del proyecto y que documentos irás entregando, o como se hará el seguimiento, y además no hay puntos por eso, no te pongas a escribirlo en la propuesta. No sirve para nada bueno. Sirve para comprometerte a ti mismo y entrar en riesgo de cometer algún tipo de incumplimiento.

Es muy habitual incluir capítulos con las certificaciones de la empresa, quienes somos, etc. ¿Nos van a dar puntos por ello? Si no, no lo pongas. Le das imagen de “paja” al revisor y te pones en riesgo de decir alguna mentira. ¿Y si te equivocas y dices que tienes la ISO 9001, cuando el alcance de la misma no cubre el ámbito de aplicación del concurso? ¡Puedes poner en riesgo todo!

No hay que hacer gold-plating en la propuesta y sólo ofrecer cosas por las que se ofrecen puntos.

Norma 3: Justificar la puntuación

Hay que tener claro que vamos a por los puntos y no a intentar dar una buena imagen. Por ello no sólo describimos lo que vamos a hacer, sino que hacemos una valoración de como cumplimos ese apartado. Por ejemplo, imaginemos que nos piden desarrollar una web multi idioma. Nos exigen español e inglés y nos dan 2 puntos por idioma extra que ofrezcamos, hasta un máximo de 6 puntos. No conviene sólo poner:

La página se desarrollará en español, inglés, francés y alemán.

Sino poner algo como:

Además del español e inglés, se desarrollará la página con dos idiomas extra: francés y alemán. Estos dos idiomas extra, aplican a toda la página y se harán las traducciones dentro del alcance del proyecto. Por lo tanto consideramos que cumplimos el criterio de valoración de idiomas extra con 4 puntos.

Hablamos de ponerlo fácil a la justificación de la puntuación. En algunos casos hay subjetividades, por lo que considero conveniente hacer juicios de valor. Por ejemplo, un criterio podría ser: “Completitud de la solución de back up”. Pues describamos con pelos y señales la solución de back up que hacemos, decimos que es de lo mejor que puede encontrar, hacemos referencia al criterio de valoración y nos marcamos el lujo de decir que consideramos que es “totalmente completa”. El objetivo es ponérselo fácil al revisor para que nos dé la máxima puntuación.

Justifica por qué te deben dar los puntos.

Norma 4: Estructura el documento en base a la valoración

En algunos casos nos exigen una determinada estructura de documento. Pero en otros no. Si no te exigen una estructura conviene hacer una presentación incial de la propuesta, clausulado legal que tengas que poner y estructurar el documento en base a los criterios de valoración que te den. Intenta ordenarlo de forma coherente, pero ten presente en todo momento la estructura de la puntuación.

Por ejemplo, imaginemos que en el concurso para administrar una cabina de discos se definen 5 aspectos que darán puntos, como podrían ser: Equipo técnico dedicado, herramientas utilizadas, tiempo de puesta en marcha del servicio, entrega del servicio y SLA propuesto. Además en el de herramientas utilizadas, vemos que la puntuación la han dividido en: Herramientas de monitorización, de back up y de optimización de rendimiento. Pues al escribir la propuesta no intentes hacer un texto elegante en el que se incluyan todos los aspectos. Al grano y a ponerlo fácil: Un capítulo sobre cada punto. Y en el orden en el que van a puntuarnos. En ocasiones hay argumentos que aplican a más de un criterio. En esos casos yo soy partidario de describir ese argumento en un punto y en el resto hacer un resumen y referenciar al original. Creo que repetir el texto da mala imagen. Pero tengo compañeros que consideran que es mejor repetirlo.

La estructura del documento debe estar orientada a quien te puntúa.

Norma 5: Simula la fórmula del precio

La fórmula de precio lleva a muchos engaños. Hay concursos donde puedes encontrar que el precio supone muy pocos puntos, aunque parezca que no. Por ejemplo:

En un concurso se definieron los puntos sobre el precio como  50*(menor precio recibido)/(precio ofertado) sobre un total posible de 100 puntos. Además había una clausula en la que una oferta un 20% por debajo del precio máximo se consideraba bajada temeraria y quedaría excluida del concurso. El 50% de los puntos, eran del precio. Así a simple vista parece que el precio pesa la mitad del concurso. Pero no era así: el precio suponía sólo un 17% del concurso y ahora os lo demuestro. Si nos vamos al caso más desfavorecido en puntos y miramos cuantos puntos nos dan, veremos que son 40 puntos. Es imposible sacar menos de 40 puntos según esa fórmula. Es decir, una empresa ofertando un 20% por debajo del precio máximo y otra al precio máximo sólo tendrían 10 puntos de diferencia. Si necesitas una demostración, aquí la tienes:

  • Precio máximo de licitación 1.000.000 €.
  • Oferta mínima: 800.000 € -> Rebaja de 200.000 €.
  • Oferta máxima: 1.000.000 € -> Rebaja de 0 €.
  • Puntos de la oferta mínima: 50*(800.000)/800.000 = 50 puntos.
  • Puntos de la oferta máxima: 50*(800.000)/1.000.000 = 50* 0,8 = 40 puntos

En el ejemplo anterior vemos que realmente sólo hay 10 puntos en juego de un total de 60 puntos, porque 40 puntos realmente no están en juego. De ahí que diga que el precio supone un 17% del total del concurso. Así, los otros criterios son muchísimo más importantes.

Cuando nos fijamos en la fórmula de los puntos según el precio es importante fijarse en:

  • Cuantos puntos hay realmente en juego. A veces son todos (si haces la oferta máxima te dan 0 y si haces la mínima te los dan todos), y a veces no.
  • Según avanza la oferta, cómo suben los puntos. Últimamente las formulas de ofertas no son lineales, con lo que se producen efectos curiosos. Así, hay ejemplos en los que con 0% de rebaja, no hay puntos, con un 10% de rebaja te dan 10 puntos y con un 20% de rebaja te dan 50 puntos.  Y otros al revés, en los que el primer 10% de rebaja son 40 puntos, y hasta el 20% son 50 puntos.

Hay que mirar la fórmula del precio y hacer una simulación. Yo recomiendo hacer una matriz que calcule la diferencia de puntos para cualquier combinación entre nuestra oferta y la del mejor competidor. Esto lo hacemos fácilmente con un excel poniendo en las columnas las posibles rebajas de nuestro competidor (0%, 0,5%, 1%, …) hasta la rebaja máxima que no se considere temeraria. Como filas ponemos nuestra rebaja y el precio que quedaría. En la casilla calculamos los puntos nuestros, de nuestro competidor y los restamos. Así vemos la ventaja que sacamos o que nos saca el competidor dependiendo de los puntos a los que vayamos.

Esto nos responderá enseguida a las preguntas que os he puesto antes: cuantos puntos hay en juego y como afecta la oferta a esos puntos. Al final tenemos una simulación para cualquier posible mejor precio de nuestros competidores. Mi recomendación es fijarse en la columna, la de mejor precio posible de los competidores, para establecer un benchmark a la hora de tomar decisiones.

Esta simulación será de vital importancia para responder a la pregunta del millón: ¿Me sale a cuenta rebajar presupuesto para ofrecer un mejor precio o ampliarlo para ofrecer un mejor producto/servicio? Pero esa es la última norma.

Evalúa y estudia la fórmula de puntos por el precio. Simula distintos escenarios para poder entenderla.

Norma 6: Valora todas las opciones en euros y puntos

Vale, ahora queda el paso más chulo de todos: Valorar todas las mejoras que vamos a poner en la propuesta para ver qué sale más rentable. Por ejemplo, el pliego nos dice que si incluimos una solución de back-up, se otorgará 1 punto, si permite almacenar un mes de copias, 2 puntos si permite almacenar un año. Evaluamos el coste de las dos opciones y obtenemos:

  • Solución para 1 mes: 13.000 € -> 1 punto -> €/punto: 13.000
  • Solución para 1 año: 17.000 € -> 2 puntos -> €/punto: 10.000

Tenemos que hacer este ejercicio con todos los puntos posibles de contrato, o por lo menos con todos aquellos en los que tengamos dudas.

Al final tendremos una lista de posibles opciones a incluir y la rentabilidad en puntos que nos otorgan. Eso combinado con la matriz anterior nos responderá la pregunta de qué opciones incluimos y a qué precio vamos a ir.

Este último punto es quizás la diferencia entre presentarse a un concurso de forma profesional y con decisiones informadas a hacerlo a lo loco. Aquí he tenido grandes éxitos en ambas direcciones:

  • Ofreciendo lo mínimo y rebajando lo máximo: Lo que se suele llamar “Reventar un concurso por precio”.
  • Rebajando 0, y ofreciendo todo lo que pedían. Aunque este caso cada vez se ve menos.

Y por supuesto, también he perdido concursos, porque me los han reventado a precio. Aunque sé que algunas de esas “reventadas” de precio han terminado en pérdidas para el ganador del concurso. Eso es algo que siempre puede pasar, una propuesta loca te puede echar siempre.

Valora todas las posibles mejoras en euros, puntos y calcula su rentabilidad. Eso te permitirá hacer una decisión informada y una propuesta ganadora.

Corolario: Una vez has ganado

Te presentas al concurso y ganas. Pues hay una norma de oro a aplicar: Nada de gold-plating. Regalar cosas en la administración pública no sirve de nada.

Es un error de novato el querer quedar bien con el cliente, para que en el siguiente concurso partir con ventaja. Primero de todo, hay que meterse en la cabeza que no has ganado un cliente, has ganado un concurso. Cuando acabe el contrato partes de la misma posición que todos tus competidores. Querido lector, sé que no me vas a creer, sé que cuando te encuentres en la situación, actuarás como si cualquier otro cliente se tratase. Pero te aseguro que te equivocas. Y si no te equivocas, esa administración está siendo ilegal. Esto no es una negociación normal en la que vas poniendo piedras para mejorar las negociaciones del futuro.

Desde mi punto de vista sólo hay una manera de “fidelizar” a la administración pública: La exclusividad tecnológica. Hay concursos que implican que pondrán un producto tuyo, o que usarán una tecnología muy exclusiva. Esos concursos son los que te permitirán “atar” a esa administración y supondrá una barrera de entrada a los competidores. Esa exclusividad puede ser declarada o no. En cualquier caso, es la única manera de considerar a una administración como cliente. Porque sabes que mientras lo hagas bien, te mantendrás ganando los concursos.

Pero ese caso anterior es raro, y no es lo normal. Hay varios conceptos que debes tener claro una vez has ganado el concurso:

  • No se contempla la negociación durante el concurso. Si tu pliego dice que pondrás una solución de back-up en menos de tres meses, tienes que poner una solución de back-up en menos de tres meses. No puedes hacer cosas como: “Es que te hemos ayudado a migrar los servidores y eso nos ha retrasado”. No hay cambio de cromos posible. Sólo hay posibilidad de excusa para no cumplir, porque ellos no hacen algo imprescindible para que tú puedas cumplir. Por ejemplo: No pude poner el back-up porque estoy pendiente de que el CAB me autorice el cambio que quiero hacer y lleva dos meses en su mesa.
  • A lo anterior añadir, que da igual todo lo que regales: Hay que cumplir todo lo que pone en el pliego y en la oferta. ¿Te pidieron integrarte con 10 sistemas y te has integrado con 20? ¿Pero no has hecho el documento mensual de seguimiento, porque nadie te lo pidió (pero ponía en tu oferta que lo harías)? Mal. Tienes un incumplimiento de contrato. Y eso que el documento se hace en media hora y 10 integraciones más, son miles de €. Da igual. No hay cambio cromos en ningún caso.
  • Sólo hay una excepción a lo anterior: Una modificación de contrato. Pero ya verás como no son fáciles de conseguir, aún y cuando salen ganando ellos.
  • La administración pública tiene mala memoria. Hay dos tipos de personas en la administración: Los funcionarios o los contratados y los de libre designación. Los segundos son los que están en el poder, y cambian con mucha facilidad. Cambio de gestores, y toda la memoria borrada. Ya no se acordarán de lo que regalaste o de lo que pactaste: Sólo quedará lo que está escrito.
  • En el siguiente concurso sólo se puntúan los puntos. No se puntúa lo bien que les caes, ni lo de más que hiciste en el contrato. Sólo los puntos. Todos comenzamos de cero.

Así que el artículo que hice sobre proyectos bañados en oro, con la administración pública aplica más que nunca.

No regalar nada que no esté incluido en la propuesta o el pliego. Cumplir el 100% de lo comprometido.

Última apreciación: La preventa

Con un cliente normal hay una preventa. El comercial o gestor de cuenta, mima al cliente, le invita a comer, conoce sus necesidades, negocia, … vamos, lo que suelen hacer los comerciales. En un concurso eso también existe y es también una tarea importante. Pero el objetivo cambia, y el comercial de administración pública conoce perfectamente las diferencias. Hablamos de la parte legal de este juego. Desgraciadamente en ocasiones hay una parte ilegal para poder decantar el concurso hacia una oferta concreta. Voy a asumir que eso no existe.

El juego del comercial y esa preventa no va encarada a condicionar a los revisores, que eso sería ilegal, sino a obtener una ventaja en el concurso por otros medios. Los resumo en dos fases: la pre-pliego y la post-pliego.

La fase pre-pliego es cuando el pliego no está finalizado, pero se sabe que se está redactando. Intentar acceder a ese pliego es ilegal. Pero se puede influenciar. En esta parte, influenciar es un arte peligroso, porque podemos rozar la ilegalidad. Pero siempre hay una influencia que yo considero moralmente correcta: la de ayudar a que el pliego sea mejor. Pongamos un ejemplo: Están sacando el pliego para una nueva aplicación, y en nuestra software factory destacamos por la calidad de las pruebas automatizadas. Si tenemos contacto con los implicados, aunque no sepamos quien está redactando el pliego, siempre conviene lanzar comentarios sobre lo importante que es tener estas pruebas, y que si no lo ponen se pueden encontrar con problemas después. Estas recomendaciones ayudan a la administración, porque les haces fijarse en cosas importantes, mejoras su pliego. Y a la vez conseguimos que puntúen algo en lo que seremos competitivos. Aquí por supuesto no hablo de pedir que se puntúe más un aspecto que otro, eso sería ilegal, sino proporcionar información que nos conviene que tengan.

La fase post-pliego es con el pliego ya escrito y mientras se elabora la propuesta. Aquí el arte está en conocer cuales serán los criterios de puntuación. Cada vez esta parte tiene menos valor, porque los pliegos cada vez son más objetivos. Pero siempre hay un grado de subjetividad. Por ejemplo todavía se pueden encontrar clausulas como “Calidad del equipo técnico” y poco más. ¿Qué valorarán? ¿Certificaciones? ¿Experiencia? Los concursos suelen tener un canal oficial para las preguntas. El problema es que las respuestas a a estas preguntas son públicas. Con lo que podemos poner en pre-aviso a nuestros competidores. Aquí el arte está en valorar qué preguntar y de qué manera de forma que obtengamos la información que queremos sin que salte demasiado la liebre a los competidores. Esto me lleva a dos recomendaciones:

  • No preguntar lo que ya sabemos. Lo que pone el pliego va a misa. Aunque nos parezca raro, lo que pone es lo que es. No pidamos confirmación de algo que pone o que sabemos seguro por otro medio porque sólo alertará a los competidores sobre ese punto.
  • Vigilar las respuestas a los terceros. Nos puede indicar su estrategia.

Os pondré unos ejemplos reales y como lo usamos a nuestro favor:

  • En un concurso pedían desarrollar una aplicación web en la que se exigía que la aplicación debía funcionar correctamente en los navegadores soportados por la plataforma de la administración y referenciaba un anexo informativo sobre la plataforma. El anexo era sobre la plataforma que tenía la administración hace 2 años (de aquel momento) y se incluía Internet Explorer 6. Nosotros conocíamos la plataforma de la administración y estábamos seguros de que no quedaba ningún IE6. Así contábamos con información privilegiada. Uno del equipo propuso preguntarlo para asegurarse. Por supuesto, no lo preguntamos. Ya lo sabíamos, pero la competencia no. Así, nosotros presupuestamos sin maquetación al IE6 (que si el lector sabe algo sobre maquetación en esa versión, sabrá que sube mucho el coste), y creemos que pudimos ser más competitivos.
  • En otro concurso se exigía una certificación a determinadas personas del equipo. Uno de los participantes preguntó cuanto tiempo tenían para certificar a las personas. La respuesta ya la podían saber antes de preguntar: El pliego lo dice claro, debe estar certificado. Así que la respuesta fue clara: desde el día 0 el equipo debe tener esa certificación. Eso nos puso en sobre aviso y en la apertura de sobres, fuimos directos a revisar las propuestas sobre las certificaciones aportadas. ¡Bingo! incluyeron un párrafo en el que se comprometían a que el equipo presentado estuviese certificado al final de la fase de implantación. Ahí ya pedimos su exclusión porque el equipo que presentaban no cumplía ese punto. Si no hubiesen preguntado, no habríamos ido “a matar”, y probablemente se hubiese pasado por alto hasta el inicio del contrato. Ahí ya tienen más margen de maniobra, porque puede contratar in-extremis a alguien con la certificación.

Conclusiones

Como resumen, lo que debe quedar en el caso de concursos con la administración se puede resumir en estas citas de este documento:

  • No hacer gold-plating en la propuesta y sólo ofrecer cosas por las que se ofrecen puntos.
  • Hay que ponérselo fácil al revisor para que nos dé la máxima puntuación.
  • Regalar cosas en la administración pública no sirve de nada.
  • La administración pública tiene mala memoria

Y la conclusión final que debe quedarle clara al lector:

La administración pública no es un cliente normal.

Sobre el autor

Jose M. Huerta

Jose es Gestor de Proyectos y Gestor de Servicios en Mallorca. Es Ingeniero de Telecomunicaciones y obtuvo el Master of Advanced Studies durante su etapa como investigador. Pero no tardó en abandonar ese mundo y meterse de cabeza en el mundo de las Tecnologías de la Información.
Está certificado como ITIL Expert. Tiene amplia experiencia en gestión de servicios, clásica e integrada con desarrollo, gestión de proyectos, usando metodologías clásicas y ágiles, gestión de programas y portfolios, gestión de grandes grupos de personas, localizadas y off-shore, sin dejar de perder de vista el lado técnico y freak del sector.
Ha trabajado en varias empresas del sector con distintos roles en áreas tanto de gestión de servicios de soporte como de equipos de desarrollo.
Actualmente trabaja en Sunhotels, como responsable del equipo de operaciones TI.

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