La matriz de interesados

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Sigo con las técnicas de gestión de proyectos que podemos aplicar a una Épica. Por si no sueles leer el blog, decirte que esto nace de el artículo “¿Qué es una épica y qué no es?” en el que concluyo con que en el fondo es como un proyecto. Así que voy extrayendo técnicas que se pueden usar en la gestión de proyectos y que creo tienen cabida en el mundo del desarrollo ágil.

¿Qué es un interesado?

Antes de empezar a hablar de una matriz de interesados, vamos a definir qué es un interesado. Y la definición del PMI me parece la más adecuada.

An individual, group, or organization, who may affect, be afected by, or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project

Un individuo, grupo u organización que pueda afectar, ser afectado o percibirse como afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

Cambia “proyecto” por “épica” y ya lo tienes. Al final es cualquier persona o grupo relacionada con lo que estamos haciendo. Y realmente, y esto es una de las cosas importantes, no hace falta que esté relacionado, basta con que esas personas crean que están relacionadas. Así el término cubre a muchas personas.

Para una épica tenemos los siguientes ejemplos de interesados:

  • Futuros usuarios de la funcionalidad o aplicación.
  • Responsables de áreas funcionales relacionadas con la nueva aplicación.
  • Todo aquel que vaya a notar un cambio.
  • Miembros del equipo de desarrollo
  • Equipos de soporte
  • Operaciones (si no estáis en una cultura DevOps).
  • Otros equipos de desarrollo
  • Empresas con las que nos integramos.
  • Etc.

La gestión de interesados clásica

La gestión de interesados según PMBOK se compone de cuatro procesos:

  1. Identificación de interesados
  2. Planificación de la implicación de interesados.
  3. Gestión de la implicación de interesados.
  4. Motorización de la implicación de interesados.

Si es que esta gente consigue darle un toque extra-rancio a todo lo que toca. Pero como en el fondo hay mucho donde rascar, seguiremos.

La identificación de interesados básicamente consiste en realizar el registro de interesados, una lista en la que se identifican a todos los interesados y se clasifican según distintos criterios. En “Dibujando la matriz de interesados” propongo varios de ellos:

  • Amistad: El interesado puede estar a favor de nuestro trabajo o en contra. Así identificaremos interesados amigos, neutrales o enemigos.
  • Poder: No es lo mismo un miembro del departamento de contabilidad que el CFO. El nivel de poder en nuestra organización (o la del cliente) es importante.
  • Influencia: La influencia está altamente relacionada con el poder, pero sólo en el ámbito del producto que estamos desarrollado. Son gente que puede tomar decisiones sobre el trabajo que hacemos.
  • Interés: ¿Realmente le importa lo que hacemos? No es lo mismo un CFO que nos tiene fichados por lo caro que resulta nuestro desarrollo, que uno que apenas sabe que existimos.

Así este registro de interesados (que como se suele poner en una tabla, yo lo llamo matriz) no es más que una lista de todos los interesados que creemos que hay, una descripción de como se relacionan con nosotros, y una clasificación según las dimensiones que he listado antes.

La planificación de la implicación de interesados consiste en definir qué vamos hacer para asegurar qué:

  • Los interesados están recibiendo la información adecuada y en el momento adecuado.
  • Los interesados están implicados en el proyecto

Para lo primero se desarrolla el plan de comunicación de interesados. Este plan indica en qué situaciones, a quién y con qué medio se informará a los interesados. Es un documento que muchas veces describe los distintos medios de comunicación que habrá durante el desarrollo y a quienes se incluirá. En gestión de proyectos es típico tener “Reuniones de alcance de hito”, “Comunicaciones de seguimiento mensual” y cosas así.

También se suele desarrollar lo que se llama una matriz de comunicación, que indica quién puede hablar con quién. Es el típico documento que dice que la gente de negocio no puede hablar con los programadores (lo cual me recuerda mucho al cartel de “no dar de comer a los monos”).

Para lo segundo se desarrolla el Plan de implicación de interesados, que básicamente es identificar a quién está en contra o no está contento con lo que hacemos o vamos a hacer, y pensar en qué acciones hay que tomar para cambiar el rumbo, o al menos evitar el riesgo que pueden suponer.

La gestión de la implicación de interesados consiste básicamente en seguir los planes anteriores. Poco más.

La monitorización de la implicación de interesados consiste en revisar en intervalos periódicos el registro de interesados y los planes para ver si hay que modificar algo. Aquí suelen entrar en escena las encuestas de satisfacción, para ver si la información que tenemos es real, si la comunicación con los interesados es suficiente y si todos sienten que se les permite implicarse.

Agilizando la gestión de interesados

Quitando la matriz de comunicación, que cada vez me parece más retro y más clasista, el resto de documentos no me parecen tan “malos”. Hay que quitarles burocracia y pueden funcionar. Me refiero a:

  • Registro de interesados
  • Plan de comunicación
  • Plan de implicación de interesados

Los cojo todos, los meto en la batidora y saco una matriz de interesados. Se sirve en copa alta y con pajita. Sólo con lo mejor de cada parte.

La matriz es simplemente una tabla y cada fila es para una persona o departamento que creamos que es suficientemente importante para la épica. Lo normal es tener 4 o 5 líneas. Pero si vemos que es de esas épicas que toca todos los palos, que no nos extrañe tener 20 o más líneas allí.

Las columnas serán:

  • Nombre
  • Mail (u otros datos de contacto)
  • Amistad
  • Poder
  • Influencia
  • Interés
  • Comunicaciones
  • Observaciones
  • Hitos

Esta tabla puede ser un Excel, o un Google doc. Lo que más rabia nos dé. Yo personalmente suelo coger los campos de clasificación (Amistad, Poder, Influencia, Interés), les pongo un desplegable con las opciones y les programo reglas para que se pongan de colores y sea más visual.

Tenemos el nombre y datos de contacto. Por supuesto, si todos nos conocemos, los datos de contacto sobrarán. Después tenemos los cuatro valores de clasificación.

Las comunicaciones, es la lista de eventos que se hacen en nuestro equipo o de comunicaciones que se mandan en las que tendremos que incluir a este interesado. Ejemplos típicos: Sprint Planning, Sprint Review, Demo, Formación, Comunicaciones por mail, etc.

Las observaciones es un campo libre, que se puede quedar vacio.

Los hitos es para indicar cada vez que pasa algo importante con este interesado. Normalmente no se usa esta columna, pero cuando las cosas se complican, va muy bien tener este campo. Cosas como “13/2 Hablo con Pepito de porqué se había sacado la pantalla de ventas del Sprint y se fue molesto.”, es lo habitual en este campo.

Al comenzar la épica el Product Owner, con la ayuda del equipo, la rellena. Muchas épicas compartirán muchos valores, con lo que sólo será, repasarla. El documento, aunque será útil sobretodo al Product Owner, será de todo el equipo. Suele tardarse 10-15 minutos en rellenarse, y menos de 5 minutos a la semana, el mantenerla.

Es un documento muy rápido que apenas quita tiempo, y que por la contra aporta muchas ventajas:

  • Te evita olvidarte de nadie.
  • Si el Product Owner no está y el equipo comunica algo, sabrá a quién avisar.
  • Te obliga a pensar en todos. Al hacer la matriz, te obligas a preguntarte “¿A este le gusta lo que vamos a hacer?” “¿Le importa?”. Es información que a lo mejor no sabemos y tenemos que ir a preguntar. O es información que sí sabemos, pero como no hemos pensado en ello, la ignorábamos.
  • Te focaliza el esfuerzo, haciéndote fijarte en aquellas personas que más necesitan de tu atención. No hay nada peor que un interesado que no le gusta lo vamos a hacer y que encima pasamos de él.

En resumen te permite sacar lo mejor de la gestión de interesados, sin tener que hacer una burocracia enorme. Y lo mejor de todo, te hace preocuparte de ellos. Que al final es de lo que se trata. De darles valor. ¿no?

Sobre el autor

Jose M. Huerta

Jose es Gestor de TI en Mallorca. Es Ingeniero de Telecomunicaciones y obtuvo el Master of Advanced Studies durante su etapa como investigador. Pero no tardó en abandonar ese mundo y meterse de cabeza en el mundo de las Tecnologías de la Información. Está certificado como ITIL Expert. Tiene amplia experiencia en gestión de servicios, clásica e integrada con desarrollo, gestión de desarrollo de software, usando metodologías clásicas, o desarrollo ágil, gestión de programas y portfolios, gestión de grandes grupos de personas, localizadas y off-shore, sin dejar de perder de vista el lado técnico y freak del sector. Ha trabajado en varias empresas del sector con distintos roles en áreas tanto de gestión de servicios de soporte como de equipos de desarrollo. Actualmente trabaja en WebBeds, como responsable del equipo de operaciones TI.

2 comments

  1. JUL 4 abril, 2019 at 12:49 Responder

    Interesante pero creo que no aplica en la mayoría de epics y podría ser desperdicio. Lo usaría sólo en caso de detectar un riesgo en los interesados.
    Una opción sería tener una matriz base general para todo el proyecto. Al principio del epic, se evalua si hay alguna diferencia para este epic. Si la hay, se genera una matriz específica y se inicia el plan.

    • Jose M. Huerta 5 abril, 2019 at 07:41 Responder

      Si es un desperdicio, no se hace. Pero has dado en la clave, al principio miramos si hay algo a resaltar. Sólo con hacerse la pregunta ya se considera esta parte, que si no se olvida.

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