Dibujando la matriz de interesados

Tanto si hablamos de un proyecto como de un servicio, tener correctamente identificados a los interesados es una muy buena práctica tanto para el éxito de nuestro trabajo como para evitar sorpresas. Uno de los elementos utilizados para analizar a los interesados es el uso de una matriz de interesados.

En este artículo repaso el concepto de interesado, y su representación en una matriz.

Definición de interesado

Creo que a estas alturas el lector sabe perfectamente lo que es un interesado, pero por no dejar cabos sueltos, voy a definirlo. Un interesado es una persona o grupo de personas que afectan o que son afectados por nuestro proyecto o servicio. Así tenemos como interesados a nuestro propio equipo de trabajo, a los usuarios, los clientes, el patrocinador, etc.

Los estándares o guías de gestión de proyectos, como PMBOK tienen muy clara la importancia de los interesados. En cambio en la parte de servicios, en especial en ITIL, no se les llama así directamente, pero hay múltiples roles que en definitiva están velando por los intereses de los interesados.

Por último y como detalle que mucha gente olvida: los interesados no tienen por qué ser personas, pueden ser grupos, departamentos, empresas, conjuntos de empresas o ciudades.  Esto es importante para simplificar el análisis y para incluir a aquellos grupos, sin un miembro destacado.

Características de un interesado

Un interesado se diferencia de otro en muchos aspectos. Identificar al interesado es precisamente eso, determinar esos aspectos que le diferencian y como podrán afectar a nuestro trabajo.

En el PMBOK hacen una buena clasificación de interesados según distintos aspectos. Yo personalmente considero 4 de estos aspectos, los principales:

• Amistad: El interesado puede estar a favor de nuestro trabajo o en contra. Así identificaremos interesados amigos, neutrales o enemigos.
• Poder: No es lo mismo un miembro del departamento de contabilidad que el CFO. El nivel de poder en nuestra organización (o la del cliente) es importante.
• Influencia: La influencia está altamente relacionada con el poder, pero sólo en el ámbito del proyecto o servicio. Así podemos encontrar que el CFO, aunque tenga mucho poder, no tiene mucha influencia sobre el servicio de Correo Electrónico. Y de la misma manera el responsable de seguridad de la información, no tiene mucho poder, pero sí que tiene mucha influencia sobre ese servicio.
• Interés: ¿Realmente le importa lo que hacemos? No es lo mismo un CFO que nos tiene fichados por lo caro que resulta nuestro proyecto y lo en contra que estuvo durante el arranque, que uno que apenas sabe que existimos.

Hay otras dimensiones, pero estas son, a mi parecer, las más representativas.

Matrices gráficas

Consiste en una gráfica de dos ejes, representando una dimensión en cada eje y distribuyendo los elementos que tenemos en esos ejes. A continuación tenéis un ejemplo de una matriz de interesados Poder/Influencia, al estilo del ejemplo publicado en PMBOK.

Dependiendo de nuestro caso podemos representar otras como Poder/Interés, Interés/Amistad, o cualquier otra combinación

Matriz de cuatro dimensiones

Gráficamente podemos llegar a mostrar las 4 dimensiones en una sola matriz. La ubicación del punto nos da 2 dimensiones (X e Y) pero tenemos otras dos con las que jugar,  tamaño del punto y color del punto. Esta es la gráfica que me gusta a mí, como en el siguiente ejemplo:

En el Y tenemos la influencia del interesado y en el X el poder. La ubicación nos da una idea del poder real sobre nuestro trabajo del interesado. Pero después el tamaño del punto nos dice el interés que tiene realmente. Los interesados más interesados (valga la redundancia) aparecerán grandes. Por último el color nos dice la amistad. Desde el verde de los amigos hasta el rojo de los enemigos, pasando por el amarillo de los neutrales.

En el ejemplo anterior vemos claramente cada uno de los 4 interesados:

• Juan Director tiene mucha influencia y poder en el proyecto, de hecho lo patrocina, pero realmente le importa poco.
• Pedro Finanzas ha estado siempre en contra. Tiene interés en que el proyecto no salga adelante, pero tampoco es que dedique todos sus esfuerzos a ello.
• Oscar Sistemas, es parte del equipo de proyecto y ha mostrado sus reservas sobre la idoneidad del mismo. Le afecta levemente por lo que presenta un interés reducido. No obstante tiene mucha influencia sobre el proyecto y las decisiones que se toman, aunque en la organización no tiene mucho poder.
• Por último, María Cliente, es la gran promotora del proyecto. Tiene un altísimo interés y como cliente de referencia, una alta influencia en el proyecto.

Un simple vistazo a mi me dice en que me fije en María como gran aliada y tenga cuidado con Pedro. El resto, no presentan tanto riesgo.