Lo que debes saber sobre proyectos internacionales (i): El horario

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Cada vez es más normal que se arranque un proyecto (una tarea, una épica, un equipo, …) en el que intervienen individuos de diversos países. Una situación así entraña muchas dificultades y riesgos, y la mayoría de personas suelen pecar de ingenuos la primera vez. Se ve a la legua quien ha estado anteriormente en proyectos de este tipo y quien no. Así que me he propuesto contaros lo que he ido aprendiendo al enfrentarme a la gestión de equipos offshore, a proyectos en los que equipos en distintos países hacían distintas tareas, o a proyectos de integración entre empresas cada una a un lado del globo. Espero que os sea de utilidad.

El primer punto básico es la diferencia horaria. Llevar un proyecto con una empresa en México o en China presenta un primer reto con la diferencia horaria. ¿Cómo lidiamos con esto?

La importancia del horario común

En un proyecto entre empresas ubicadas en husos horarios diferentes, habrá muchas horas en las que una empresa está trabajando y la otra no. Tener poca zona de horario común dificulta el proyecto y añade tiempo. Con China, un mail mandado a medio día, no veremos respuesta hasta la mañana siguiente, ya que allí están ya durmiendo. Así habrá que cambiar hábitos y costumbres para adaptarse y maximizar el uso que daremos del horario común.

Un efecto muy nocivo es el de las comunicaciones a un día. Es decir, que cada comunicación tarda un día en responderse, veamos un ejemplo muy, muy común:

Tengo una duda técnica que necesito que el equipo de China me responda así que mando un mail. En todo el día no me contestan y es al llegar la mañana siguiente que recibo un correo. No era lo que yo preguntaba, así que contesto el mail, y tengo que esperar otro día. 

Esta situación sin diferencia horaria se podría haber resuelto el mismo día, y por culpa del horario ha tardado dos (o más). Vamos a ver como luchar contra esto.

Consejo 1: Pregunta el horario de trabajo

Te sorprenderá ver los horarios de trabajo que pueden tener en otros países. En algunos se trabaja sólo durante la mañana. En otros se pueden quedar en la oficina hasta altas horas de la noche. Hay que preguntar el horario que se tiene en el otro lado y revisar las horas comunes que se tienen. Un error común es pensar en que hacen un horario similar al nuestro, mirar la diferencia horaria y suponer las horas que hay de superposición. Por ejemplo recuerdo una integración con una empresa Mexicana. Teníamos 7 horas de diferencia entre horarios, con lo que imaginamos que sería complicado tener reuniones y siempre las programábamos a las 16:00 (que eran sus 9:00). A los dos meses descubrimos que entraban a trabajar a las 7:00 de la mañana. Teníamos muchas horas para poder interactuar.

Cuando sabes su horario, el tuyo y la diferencia, habrás hallado la zona común en la que se podrá interactuar.

Hay algunos casos que son mortales, en los que hay varias localizaciones repartidas por el mundo. Yo he tenido un caso de tratar con Australia sobre un tema en el que una empresa de USA nos ayudaba. No definimos la hora común y me encontré con reuniones a la 1:00 de la madrugada. Tras varias reuniones y tras hablarlo, vimos que era posible a las 22:00. Tres noches despierto hasta las 2 o 3 de la madrugada, cuando no era realmente necesario. Sólo por no hablarlo.

Consejo 2: Considera modificar los horarios

Muchas veces a la gente no le importa llegar antes al trabajo (si puede irse antes), o viceversa. O también la opción de trabajar desde casa para poder interactuar. Las horas en común son oro. Así que conviene maximizarlas. Hay fases del proyecto en las que la comunicación no es necesaria, y el horario afecta poco. Pero hay otras, sobretodo las finales, en las que la comunicación es básica. Conviene ser un poco flexible y adaptar horario durante estas fases en las que la comunicación puede determinar la velocidad.

También muchas veces es recomendable trabajar desde casa. Una reunión con California tiene números de ser muy tarde. A lo mejor no necesitas estar trabajando hasta tarde, basta con que permitas tener la reunión desde casa.

Consejo 3: Liberate de cargas en la zona común

No admitas reuniones, stand-up meetings, retros o cualquier otra cosa dentro del horario común. Ese tiempo es valioso. Tienes que intentar que las reuniones caigan fuera. Por ejemplo, en mi cargo actual tengo que tratar habitualmente con Australianos, así que intento liberarme la mañana hasta las 11:00 sin cargas, porque es cuando puede caer una reunión con ellos. Además ellos saben que pueden ponerme una reunión a las 7:00, o a las 22:00, que la tendré desde casa sin problemas.

La mejor manera de conseguirlo es ocupando artificialmente mi horario. Mi calendario de Exchange está visible a todos como libre u ocupado. Y todos ven que de 8:00 a 11:00 en los días probables de reunión está ocupado, aunque no tenga nada.

Consejo 4: Define la tecnología de comunicación y evita el correo electrónico

Dos canales que hay que definir y acordar con las otras partes:

  • Videoconferencia
  • Mensajería instantánea

Y ojo que no digo voz, digo vídeo. Verse la cara facilita muchísimo la relación. Y hoy en día es algo que se puede hacer. Por supuesto hay países con lo que esto representa un problema. Recuerdo una integración con una empresa cubana, en donde Internet es un lujo. Allí, teníamos que tirar de llamadas de teléfono muchas veces, porque no teníamos otra opción. Es importante tener el hardware adecuado: auriculares con micro y webcam. Evita el uso de salas con dispositivos de audio, ya que suelen tener muchos ecos.

Y más importante es la mensajería instantánea, algo como un Slack, Teams, Hangout, Skype o incluso Whatsapp. Monta el grupo nada más empezar y dadle vida. Evita el correo, e intenta forzar la mensajería instantánea. No sé por qué pero culturalmente casi todo el planeta entiende que un mensaje en Skype se espera que se atienda en 5 minutos, mientras que un mail puede esperar horas.

Prepárate para encontrarte que te piden programas raros de mensajería, porque no pueden usar otros. No caigas en la tentación de usar e-mail, adáptate y usa lo que te ofrecen. Casi siempre el motivo es algún tipo de embargo. Esto me ha pasado con proyectos con Cuba o con China. ¿Te piden usar WeChat?, ¡pues úsalo!

También te digo que es imposible quitarse el correo. Tendrás correos seguro, pero todo lo que puedas hacer por mover comunicaciones a otro canal, eso que ganas.

Consejo 5: Check al inicio y al fin de la zona común

Tienes que forzarte (e intentar que la otra parte lo haga) ha hacer un check de las comunicaciones pendientes de atender al comenzar la zona común y poco antes de acabar. Por ejemplo, si te mandan un mail a las 3:00 AM desde Indonesia, nada más llegar al trabajo deberías contestarlo. Es el comienzo de la zona común y deberías hacer el check, ya que en el otro lado están esperándolo desde hace varias horas.

El tema es el número de comunicaciones por día. Si tenéis 3 horas de zona común y el retraso natural para contestar es de una hora, tenéis 3 comunicaciones al día. Una hora de retraso cuando se coincide todo el horario no es tan grave, ya que implica 8 comunicaciones al día, o más si haces jornada partida. Pero cuando se solapan pocas horas, es vital reducir ese tiempo. Así que mientras estés en esa zona de tiempo, prioriza las comunicaciones con ellos. Se consciente al empezar, y poco antes de terminar. Preguntar algo 10 minutas antes de su hora final o 10 minutos más tarde puede ser la diferencia entre tener la respuesta al momento o esperar un día. Y todos esos días están perdidos y se van sumando.

Consejo 6: Fuerza reuniones de seguimiento

Normalmente es sano tener programada una reunión de tanto en cuanto para ver como avanza el proyecto. En proyectos internacionales esto es todavía más importante y debes pensar en tenerlas más a menudo. Si piensas en hacer una al mes, considera ponerla quincenal o semanal.

Hay dos motivos:

  • No te cruzas con los otros por los pasillo, ni al comer. Así que hay que generar momentos en los que hablar de aspectos que parecen poco importantes. Si no creas el espacio para hacerlo, no se hablará. Estos encuentros (que recomiendo sean por videoconferencia) facilitan muchísimo el trabajo y aceleran la comunicación.
  • Provoca presión en ambas partes. Estar lejos del otro crea la falsa sensación de que no importa lo que hacemos, y que la otra parte no me controla. Puedo bajar el ritmo, que tampoco nadie se quejará. Tener estos encuentro periódicos ayuda a mantener esa presión.

Si no se siguen los consejos…

Cuando se ignora lo sagrada que es la zona común, el retraso en las comunicaciones no tarda en aparecer y en alargar todos los plazos. Podemos tardar meses en darnos cuenta de esos retrasos y en que hay que poner medidas. No esperes a que pase. Directamente valora ese tiempo y sigue mis consejos.

Resumen

Al final casi todos mis consejos son sobre el arranque del proyecto. Monta una reunión de kick-off e intenta acordar:

  • Horario de ambas partes, y posible flexibilidad de cada una. Considera ser flexible en las fases en las que se vea más comunicación (las finales con testing suelen ser las más necesitadas)
  • Definir la zona común y dejar clara la importancia que tiene dar prioridad al otro durante esas pocas horas. Libera esas horas y evita reuniones no relacionadas. Usa las horas fuera de la zona común para esas otras actividades. Mima mucho la comunicación y respuesta rápida a esas horas.
  • Define un canal de videoconferencia y pacta reuniones periódicas.
  • Define un canal de mensajería instantánea y evita el e-mail.

Sobre el autor

Jose M. Huerta

Jose es Gestor de Proyectos y Gestor de Servicios en Mallorca. Es Ingeniero de Telecomunicaciones y obtuvo el Master of Advanced Studies durante su etapa como investigador. Pero no tardó en abandonar ese mundo y meterse de cabeza en el mundo de las Tecnologías de la Información. Está certificado como ITIL Expert. Tiene amplia experiencia en gestión de servicios, clásica e integrada con desarrollo, gestión de proyectos, usando metodologías clásicas y ágiles, gestión de programas y portfolios, gestión de grandes grupos de personas, localizadas y off-shore, sin dejar de perder de vista el lado técnico y freak del sector. Ha trabajado en varias empresas del sector con distintos roles en áreas tanto de gestión de servicios de soporte como de equipos de desarrollo. Actualmente trabaja en WebBeds, como responsable del equipo de operaciones TI.

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